01 / DIE GRUNDLAGEN
Ein guter Ablauf beginnt mit einer klaren Aufgabe.
Prozessoptimierung bedeutet, einen Arbeitsablauf gezielt zu verbessern. Wir klären, welche Schritte nötig sind, wer sie übernimmt und wo Informationen fehlen. Manchmal reicht schon ein besseres Formular oder eine eindeutige Zuständigkeit, damit die Arbeit leichter wird.
Automatisierung übernimmt wiederkehrende Schritte nach vereinbarten Regeln. Zum Beispiel kann eine bestätigte Buchung einen Kalendereintrag auslösen. Welche Aufgaben wir automatisieren, entscheiden wir anhand deines tatsächlichen Alltags.
Dafür gehen wir einen Vorgang gemeinsam durch: Was löst ihn aus? Welche Informationen werden gebraucht? Wo werden sie erneut eingetippt? Und an welchen Stellen muss jemand eine Entscheidung treffen? So erkennen wir, wo eine Veränderung den größten Nutzen bringen könnte.
02 / EIN KONKRETER ABLAUF
Von der ersten Anfrage zum gebuchten Termin.
Stell dir einen Dienstleistungsbetrieb vor, der Beratungstermine anbietet. Neue Anfragen landen im E-Mail-Postfach. Jemand fragt die Telefonnummer nach, kopiert die Daten in eine Kundenliste und verschickt Terminvorschläge. Bis ein Termin steht, wechseln mehrere Nachrichten hin und her.
Das ist ein möglicher Ablauf, kein fertiges Standardpaket. Bei dir kann eine direkte Buchung sinnvoll sein. Vielleicht möchtest du aber auch jede Anfrage zuerst persönlich prüfen. Wir legen gemeinsam fest, was automatisch passieren darf und wo dein Team die Kontrolle behält.
03 / UNSERE ARBEIT
Wir verbinden die Schritte zu einer nutzbaren Lösung.
Vorhandene Programme prüfen
Wir schauen zuerst, womit du bereits arbeitest. Vielleicht lässt sich deine Buchungssoftware passend einrichten oder eine vorhandene Funktion besser nutzen. Wenn Daten zwischen Programmen fließen sollen, prüfen wir die verfügbaren Schnittstellen – also die Möglichkeiten, mit denen Programme Informationen austauschen.
Die passende Lösung umsetzen
Je nach Aufgabe richten wir Standardsoftware ein, verbinden deine Tools mit n8n oder entwickeln eine eigene Anwendung. Die Entscheidung hängt vom benötigten Ablauf, den vorhandenen Systemen und dem Aufwand für den späteren Betrieb ab. Du erfährst vorab, was wir vorschlagen und warum.
Ausnahmen mitplanen und gemeinsam testen
Ein Ablauf muss auch funktionieren, wenn ein Termin verschoben wird, dieselbe Anfrage zweimal eingeht oder ein Programm vorübergehend nicht erreichbar ist. Wir testen die relevanten Fälle und legen fest, wie Fehler sichtbar werden und wer sie bearbeitet.
Dabei klären wir auch, welche Daten wirklich benötigt werden und wer Zugriff erhält. Vor der Übergabe prüfen wir die Lösung mit deinem Team. Ihr bekommt eine Einführung und eine Dokumentation, damit ihr wisst, was automatisch passiert und wie ihr bei Bedarf eingreifen könnt.
04 / DEN NUTZEN PRÜFEN
Spart die Lösung im Alltag tatsächlich Arbeit?
Vor der Umsetzung halten wir fest, wie der Ablauf heute funktioniert. Nach der Einführung vergleichen wir ähnliche Vorgänge über einen vereinbarten Zeitraum. Drei Fragen helfen dabei, die Wirkung einzuordnen:
- Wie viel Bearbeitungszeit fällt an?
- Wir betrachten die aktive Arbeitszeit pro Vorgang, einschließlich Kontrolle und Nacharbeit. Zusammen mit der Anzahl der Vorgänge wird sichtbar, wie viel Arbeit insgesamt anfällt.
- Wie schnell geht es für deine Kunden?
- Wir messen zum Beispiel die Zeit zwischen einer Anfrage und der ersten Rückmeldung oder bis zur Terminbestätigung. Diese Wartezeit ist etwas anderes als die Arbeitszeit deines Teams.
- Wie oft muss jemand korrigieren?
- Wir erfassen fehlende Angaben, doppelte Datensätze und fehlgeschlagene Übertragungen. So sehen wir, ob sich Arbeit verringert oder nur an eine andere Stelle verschiebt.
Ob sich die Umsetzung lohnt, betrachten wir zusammen mit den Projektkosten und den laufenden Ausgaben. Die entscheidende Frage ist, ob dein Team dauerhaft entlastet wird.
05 / DEIN EINSTIEG
Wir starten mit einem überschaubaren Ablauf.
Bring zum Erstgespräch eine Aufgabe mit, die regelmäßig Zeit kostet. Hilfreich sind ein Beispielvorgang, die verwendeten Programme und eine ungefähre Zahl, wie oft die Aufgabe anfällt. Daraus entwickeln wir einen konkreten Vorschlag.
Die Kosten für Prozessoptimierung und Automatisierung kalkulieren wir individuell. Umfang, Schnittstellen und Sonderfälle bestimmen den Aufwand. Vor dem Start erhältst du ein Angebot; laufende Tool-, Hosting- und Betriebskosten weisen wir gesondert aus.
Auch Zuständigkeiten nach der Übergabe gehören dazu: Wer betreut die Lösung, wer erhält Fehlermeldungen und wer passt den Ablauf bei Änderungen an? Eine laufende Wartung oder Überwachung vereinbaren wir passend zu deinem Bedarf.